Cómo preparar a tu empresa para un desastre natural
En Quintana Roo hemos experimentado de cerca el dolor, angustia y psicosis colectiva que actualmente viven nuestros hermanos del Centro y Sur del país. Los nombres de Gilberto y Wilma, dos de los ciclones tropicales con mayor extensión de la historia, todavía nos causan escalofríos. Y es que los desastres naturales suelen ocurrir inesperadamente. O si corremos con “suerte”, habrá un par de días para prepararnos.Aunque nunca es fácil afrontar los embates de la naturaleza, sí podemos estar prevenid@s. Es crucial que el área de Recursos Humanos gestione un plan de contingencia efectivo en caso de emergencia. Éste será la diferencia entre un negocio que sobreviva, y uno que cierre sus puertas para siempre. Aquí hay 8 pasos sobre cómo preparar a tu empresa para un desastre natural:
01/ Asegura las oficinas.
Primero, un/a expert/a tiene que verificar regularmente la solidez de los materiales y que las estructuras de nuestras instalaciones sean estables. La empresa debe gozar de los equipamientos de seguridad adecuados y revisados para que funcionen correctamente. Hay que almacenar o asegurar cualquier objeto al aire libre como sillas, letreros, carros, etc. Siempre tengamos trapeadores, cubetas y artículos de limpieza extras, por si tenemos que realizar una limpieza profunda después de la catástrofe.
02/ Mantén documentos e información vital en un lugar seguro.
Los documentos importantes tienen que ser asegurados en un espacio impermeable. Además, los registros de las actividades de la empresa deben estar respaldados en otro lugar físico o en la nube, así evitaremos poner en riesgo la información.Parece obvio, pero es indispensable que comprendamos todas las cláusulas del seguro contratado. No todos sabemos qué documentación se necesita en caso de presentar una reclamación. Te recomiendo que tomes fotos de los activos de la oficina para comprobar costos y obtener la deducción correcta.
03/ Comparta recursos de emergencia con anticipación.
El departamento de Recursos Humanos es, a menudo, responsable de establecer los planes de comunicación y compartir información especializada para poder afrontar la contingencia. Te sugerimos compartir la siguiente información con tu equipo:
De igual manera, es recomendable investigar la siguiente información:
Albergues Temporales
Ruta de evacuación (sismos e incendios)
Directorio de emergencias (Locatel, Cruz Roja, Protección Civil)
Información para los empleados afectados
Información sobre cómo cuidar a las mascotas siempre es bienvenida
04/ Planea con los colaboradores.
Es importante que las personas sientan que tienen un sistema de apoyo. La mejor manera de hacerlo es incluirlas en el proceso de toma de decisiones previo a los eventos. Así tendrán la oportunidad de expresar sus preocupaciones y encontrar soluciones en conjunto. Se podrán establecer fechas y horarios de cierre, así como fechas y horarios de reapertura. El área de RR.HH debe asegurarse de que las personas conozcan todos los beneficios disponibles para que puedan volver a trabajar lo antes posible.
05/ Asegúrate que podrás comunicarte con tus empleados.
Es fundamental que todos actualicen sus datos personales continuamente en el sistema de la empresa. También deben ser alentados a seguir la página de Facebook de la compañía para que tengan actualizaciones de primera mano, y para marcarse a sí mismos "seguros" una vez que haya pasado la emergencia. Si algunos no tienen Facebook, planifica que se reporten en Google Person Finder.
06/ Comunícate con los clientes.
La vida sigue, por supuesto, y los plazos se cumplen. Por lo que debemos considerar cómo nos comunicaremos con los clientes. Esto es especialmente crítico si tenemos clientes y/o compradores que están fuera del área impactada por el desastre natural. Seguramente querrán saber cómo les afecta la situación y si nuestra capacidad para entregar bienes o servicios, en tiempo y forma, se verá comprometida. Planifiquemos de antemano quién será el contacto con los clientes durante una crisis, y cómo se manejarán las preguntas de los clientes.
07 / Considera pagar la nómina por adelantado.
Una empresa con finanzas saludables, podría darse el lujo de pagar la nómina días antes –antes de un huracán, por ejemplo-, para que los empleados puedan abastecerse de lo indispensable. El acceso a dinero en efectivo, así como un sentido de seguridad en el trabajo, es a menudo lo más importante en la mente de cualquier persona durante una emergencia.
08/ Dale prioridad a la comunicación efectiva.
Previo al evento meteorológico, tendríamos que haber proporcionado información clara y oportuna en torno a los siguientes temas: continuidad de pagos, el uso de licencias con goce de sueldo o las políticas de asistencia de la compañía, entre muchos otros. En algunos casos, las personas necesitarán tiempo para citas con ajustadores de seguros, reconstrucción de sus hogares o para encontrar un nuevo lugar para vivir. Tenemos que apoyarlos. En Grupo Argos estamos convencidos que cualquier compañía puede hacer negocio de forma responsable mientras contribuyen al desarrollo de las personas. Siempre que haya un huracán, terremoto, un incendio forestal u otra catástrofe que amenaza los hogares de las personas, hay que recordar lo siguiente: los edificios pueden ser reconstruidos, los materiales pueden ser reemplazados, pero las vidas no. Es responsabilidad de las Empresas Socialmente Responsables hacer todo lo posible para salvaguardar la integridad física y emocional de los suyos.